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El pasado 14 de Febrero INDUING organizó en el hotel NH Collection de Bilbao una jornada con el apoyo de Coupa, Fullstep, BravoSolution y SAP Ariba, líderes en soluciones de sistemas de integración con proveedores, en la que expusieron las ventajas que supone para  cliente y proveedor contar con una plataforma de proveedores.

En un contexto como el actual, el Sr Gorka Ochoa afirmó que un portal de proveedores responde al salto tecnológico al que se van a ver obligadas a dar cada vez más compañías”.

En palabras del Sr Ochoa, la trasformación que experimentan hoy las compañías también se refleja en la función que debe liderar la función de compras, por la que “nuestros proveedores pasan a ser un activo y por eso necesito trabajar con los mejores, y a su vez, ellos quieran trabajar conmigo”.

El Sr Ochoa resaltó la importancia de “comunicar mis necesidades y compartirlas con el mercado, que pueda interactuar con mis proveedores, hacerles ver la importancia que ellos representan en nuestro proyecto adoptando la plataforma como canal de relación privilegiada, permitiendo conocer el estado de subcontrataciones, dando visibilidad sobre inventarios, digitalizando la información y así poder adaptarla a los requerimientos del departamento Financiero, Logística, Producción, Legal. En definitiva, obteniendo una agilidad y trazabilidad en nuestra cadena de valor que nos aporte una ventaja competitiva.”

El Sr Ochoa afirmó que “en un mundo de redes conectadas pertenecer a la comunidad Ariba Network es cada vez más importante, ya que da soporte a 4,5 millones de compañías conectadas en 189 países por valor transaccional de 1,5 trillones y 15, 7 millones de usuarios permite que mis proveedores y mis clientes se conozcan”.

“Sabiendo que en 2020 más del 50% de la innovación de una compañía vendrá del proveedor un portal de proveedores marcará la diferencia entre las compañías”.

Partiendo de cuál es el día a día de los Departamentos de compras, realizó un análisis de las principales funciones que deben acometer, identificando cuáles de ellas tienen una relación directa con el proveedor.

Valoró la versatilidad de estos departamentos que cubren un amplio abanico de necesidades de la compañía, entre las que destacó: la gestión de las negociaciones, de los contratos, la previsión y el seguimiento de los ahorros, el análisis del gasto, la gestión de las solicitudes de compra, de los pedidos, el control de las facturas y el reporte constante de información a todos los departamentos.

Definió al proveedor como “aquel que aporta valor a la organización a través de su apoyo a la estrategia de la compañía, aportando ventajas competitivas, contribuyendo al cumplimiento de las normativas y leyes y, colaborando de forma directa en la innovación”. De ahí, que destacase la importancia de mantener con el proveedor una relación colaborativa.

Analizó en detalle las funciones de cada uno de los miembros del Departamento de compras, poniendo de manifiesto la necesidad de apoyarse en herramientas tecnológicas para llevarlas a cabo con agilidad, rigor, transparencia y trazabilidad.

Profundizó en la funcionalidad mínima que debería abarcar una solución tecnológica, tanto desde el punto de vista del comprador como del proveedor: portal del proveedor, registro, clasificación, segmentación, homologación, gestión de riesgos, rendimiento, planes de desarrollo, seguimiento de pedidos, facturas…

Destacó cuáles son las características que permiten a una solución tecnológica adaptarse a las necesidades concretas de cada organización, que resumió en: “accesible, interactiva, flexible, modular, analítica e integrada”.

Para finalizar, comentó tres casos de éxito en los que la tecnología ayudó a los clientes a alcanzar sus objetivos en lo relativo a mejorar los procesos de compras de su organización y la gestión y relación con sus proveedores.

“Coupa es una empresa americana en Silicon Valley fundada en 2006 con la visión de unificar todos los procesos de compra en una plataforma. Es totalmente cloud lo que nos permite hacer actualizaciones con mejoras. No buscamos cumplir solo con la funcionalidad como herramienta, sino maximizar en valor el gasto de la transacción de nuestros clientes.

A nuestros clientes les permite tener el 98% del gasto controlado y representa un 92% en adopción promedio por parte de los empleados.

Es ideal en contextos de complejidad en gestionar el gasto de una empresa, particularmente si tienes varios centros en el mundo. Las plataformas de compras tradicionales trabajan muy cerca del ERP, cuya complejidad lo hace difícil para trabajar perdiendo visibilidad y control en la tarea de reducción de costes. coupa diseña un sistema pensado en el usuario sin que deba entender el sistema informático, sino buscar su necesidad similar al uso de Amazon unificándolo en una plataforma. El diseño y core de coupa se basa en tener los datos de todas las transacciones. Alrededor de su open businees network abierto a todos, sin cobrar fees, hacerlo fácil para conectarse disponiendo de herramientas de análisis de gastos, gestión de proveedores, sourcing avanzada o básica, contratos, e inventarios.

Todo lo tenemos en cloud, todas las transacciones que hacen nuestros clientes forman parte de un big data donde todos los clientes pueden comparase con sus competidores sin desvelar identidades y ver cómo pueden mejorar”.

Coupa tiene 600 clientes, 600.000.000.000 $ en transacciones en todo el mundo y 20.000.000.000 $ en ahorros estableciendo comparativas, integrando a 3 millones de proveedores en 100 países y 21 idiomas.

Toda esta inteligencia en las transacciones nos permite elaborar comparativas y valorar el riesgo de los proveedores, estableciendo recomendaciones calibrando el riesgo contra el coste o prevención del fraude.

Los proveedores tienen 5 diferentes formas de conectarse para adaptarnos a proveedores grandes o pequeños y un ecosistema de proveedores donde aprovechar los acuerdos que tienen con la plataforma de Coupa lo cual supone ya una forma de amortizar la licencia.

La base del éxito es, que es muy fácil de utilizar

A partir de varios casos prácticos de proyectos realizados por la compañía, José del Pozo habló sobre el portal de proveedores desde el punto de vista de la necesidad de gestionar la información de una manera eficiente.

Una quiebra, un problema político o modificaciones en los precios, son tan sólo algunos de los ejemplos de situaciones que afectan directamente a la toma de decisiones acerca de un proveedor. Y es que dejar pasar el tiempo puede suponer ganar o perder. Por ello, en la actualidad se hace necesario el control del riesgo derivado del mantenimiento de una base de datos de proveedores y colaboradores; y la realización de un seguimiento de flujo de información desde que aparece un proveedor hasta el pago de su factura.

“El mercado está demandando mucho control sobre la cadena de suministro y para ello los portales de proveedores son la solución”, afirmó Del Pozo. Facilitar la toma de decisiones estratégicas, evitar riesgos y generar oportunidades de ahorro, son los pilares fundamentales en los que se debe de asentar un portal de proveedores.

Para poder plasmar de forma más práctica estos aspectos, durante la presentación, se hizo un recorrido por todas las etapas del proceso, identificando los flujos de información entre las empresas y sus proveedores, destacando tres fases fundamentales:

• 1. Control del Riesgo proveedor. Desde el registro de un proveedor hasta su homologación es importante controlar todas aquellas variables que minoren un riesgo con ese proveedor.
• 2. Control de compras.. Desde la licitación, pasando por el pedido y la recepción, esta fase es estratégica y operativa ya que en ella es necesario acceder y gestionar mucha información de manera integrada.
• 3. Control Administración. Factura y Pago. Al disponer de la información de pedidos y recepciones, facilita el conocimiento por parte del proveedor de lo que tiene que facturar reduciendo casi a 0 los errores en factura, posibilitando la integración de esta información con los sistemas contables y de pago.

El Sr Del Pozo afirmó que FULLSTEP posee la plataforma óptima que aúna todos estos requisitos y que permite adaptarse a las necesidades concretas de cada empresa.