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El pasado 14 de marzo de 2019 INDUING organizó en las instalaciones de BEAZ la jornada “SMART OFFICE: Cómo Son las Oficinas Inteligentes. Casos de Éxito.” que contó con el apoyo de HABIC Cluster de Equipamiento, Madera y Diseño de Euskadi.

La jornada abordó los procesos de trabajo, el diseño, los sistemas de seguridad y control y el equipamiento en comunicación de una oficina.

La apertura de la jornada corrió a cargo del Sr. Xabier Pérez de Arenaza, Responsable Técnico de HABIC. El Sr Xabier Perez de Arenaza expuso las áreas de trabajo del cluster, las tendencias en diseño y cómo incide este en los puestos de trabajo.

El Sr. Xabier Pérez de Arenaza expuso las características que buscan las nuevas oficinas cuidando aspectos como el control del ruido, la luz natural en oficinas con una apertura a puestos de trabajo fijos y móviles, en favor de la polivalencia, flexibilidad, cuidando la salud del empleado en su puesto de trabajo donde los espacios accesorios cuidan estos aspectos, le vinculan y mejoran su productividad.

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Javier Gómez, Manager en KAIZEN INSTITUTE Western Europe resaltó la importancia de entender los procesos de negocio de la compañía antes de acometer el diseño de la oficina.

Para lograr mayores cotas de eficiencia en las oficinas, el Sr. Javier Gómez instó a eliminar de “muda” (desperdicio) aquellas actividades que no añaden valor, con herramientas sencillas como el mapa de procesos. Además, señaló la importancia de la estandarización en el trabajo para ganar productividad.

Javier Gómez apuntó como principales focos de desperdicio en una oficina el exceso de información, el trabajo multitarea, con las esperas entre tareas, las duplicidades, los errores que generan rechazos y doble trabajo y el mal uso del correo electrónico.

El Sr. Javier Gómez recomendó “priorizar sobre aquellos procesos críticos y optimizarlos. Es necesario medir la calidad de trabajo en la oficina con métricas que nos permitan entender cómo trabajamos y mejorar -porque lo que no se mide, no se mejora- e implicar a toda la organización con talleres Kaizen si queremos que la eficiencia tenga resultados para la compañía”.

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Gemma Cuch, Workplace Strategist de CUSHMAN & WAKEFIELD introdujo el concepto “Workplace Strategy”.

La innovación tecnológica permite romper el binomio “puesto de trabajo-mesa”, ampliando la capacidad de movilidad dentro de la oficina y también fuera de ella.

Gemma enmarcó la creciente competitividad que empuja a las empresas a desarrollar y potenciar sus ventajas competitivas a través del espacio de sus oficinas para mejorar la colaboración, comunicación, agilidad y productividad.

El objetivo de las empresas es responder a las necesidades del cliente de una manera sostenible en el tiempo. “El Workplace Strategy consiste en un estudio que tiene como objetivo el alinear las necesidades del negocio, el espacio y las necesidades de las personas, teniendo en cuenta la cultura de la empresa, el bienestar de las personas y la tecnología, siempre alineada con el negocio y presente en el espacio”.

El resultado es que ya no se define el espacio por jerarquía sino por actividades.

Gemma Cuch reconoció que no es un paso fácil en procesos de transformación, por ejemplo, para cargos directivos e intermedios, que dejan de tener su despacho para pasar a trabajar en “open space”.

Un Open Space con opciones a asignar determinado número de puestos de trabajo fijos y otros móviles y que ha de ir acompañado siempre de un buen dimensionamiento de espacios comunes para reuniones de distintas capacidades, videoconferencias, txokos y lugares con privacidad, sin ruido.

El diseño de las oficinas va a permitir mejorar la productividad buscando el confort y salud del trabajador. “¡El bienestar no es una opción, es un must!” afirmó Gemma. “Una estrategia de entorno “workplace” buscará en la medida de lo posible entornos con armonía, luz natural, espacios amplios y flexibles que sean atractivos para captar talento”.

Gemma Cuch aconsejó aplicar la estrategia workplace “ajustándolo a las necesidades de cada empresa” y abogó por “una transformación que se acompañe de un cambio cultural, organizacional, de valores, porque un proceso no puede ir sin el otro, al igual que lo hace nuestra sociedad”.

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José Miguel García, Director Comercial Nacional DORLET manifestó que “la seguridad total no existe, a lo que añadió que una empresa segura es una empresa más competitiva. Ser una empresa segura supone ser más eficiente y más confiable”.

“La seguridad ha de implementarse en las dos formas, tanto para el acceso físico como en materia de ciberseguridad. Sólo combinando ambas es cuando podemos afirmar que trabajamos con seguridad”.

En lo referente a tecnología para el control de accesos expuso una batería de soluciones:

Control de empleados y visitas al recinto de trabajo

• Integración de altas y bajas desde el ERP
• Registro de las horas de trabajo real como marca la ley
• Acceso a horarios y calendarios para empleados y subcontratas.
• Soluciones antipassback para evitar el intercambio de tarjetas entre trabajadores.
• Salas de reuniones con control de acceso electrónico sin llaves.
• Gestionar flujos para ciertas personas a zonas o armarios determinados.

Gestion de visitas

• Altas de visitas con su DNI por reconocimiento OCR (software de Reconocimiento Óptico de Caracteres).
• Recogida de firma por tablet con instrucciones de seguridad evitando el papel.
• Cuaderno de visitas digital con borrado de datos tras 30 días según LOPD.
• Auto Check-in de visitas por lector OCR, QR, con impresora acreditaciones, webcam en local o en remoto. 

Integración ascensores

• Integrar control de accesos con los ascensores para empleados o visitas,
• Indicar situaciones especiales (vip, minusvalía …)
• Discriminar el acceso a plantas desde la propia cabina
• Redireccionar flujo de personas hacia ascensores
• Ahorro energía
• Reducción averías 

Acceso a zonas de alta seguridad

• CPDs (gestión de la información)
• ZAR zonas de acceso restringido (Ej: sistema de seguridad en aeronáutica)
• Necesidad de acceso con doble identidad: código tarjeta y huella

Control acceso a material o documentación

• Cierres electrónicos de acceso a mobiliario con apertura RFID (Ej: taquillas de vestuario o para personal de oficina con escritorio móvil).

Evacuación de personal:

• La importancia de la gestión en tiempo real del personal propio y externo con una aplicación móvil por geolocalización nos muestra si están en el punto de reunión.

Control de horarios de empleados

• Portal del empleado, canal de contacto, registro del personal desplazado fichando desde el móvil con geolocalización.
• Informes 

Control de Accesos unido a Seguridad Lógica

• Que nos permita poder iniciar y cerrar sesión del ordenador cuando nos registramos o salimos evitando la suplantación.

Integración plataformas cliente:

• Cómputo de horas trabajadas en nómina.
• Altas y bajas automáticas de subcontratados si poseen la documentación en regla integrándose en plataformas CAE

Tecnología de identificación de personas:

• RFID
• Huella
• Código QR
• Bluetooth con Smartphone
• Lectores multi identificación según el nivel de seguridad y requisitos o combinando tecnologías.
• Sistemas inalámbricos sin cableado (económicos y fáciles de implantar para accesos en gran número de puertas interiores). 

Tecnologías en desarrollo:

• Reconocimiento facial.
• Geoposicionamiento. 

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El Sr. Cándido Moreno, Responsable Desarrollo de Negocio, CHARMEX INTERNACIONAL, destacó que la tecnología es una herramienta clave para potenciar las habilidades profesionales de cada uno de nosotros, incentivando la comunicación, la colaboración y la creatividad.

Sin embargo, señaló: “es imprescindible que la tecnología sea fácil de usar, para que tenga una buena aceptación en las empresas”.

El Sr. Cándido Moreno trasladó la importancia que tiene en las empresas contar con tecnología porque está permitiendo trabajar en proyectos de forma colaborativa, a distancia, con mayor agilidad de respuesta e incluso incentivando la creatividad. “Nuestros clientes nos trasladan la necesidad de estar más cerca de sus clientes y de responder cada vez con más rapidez”.

El Sr. Cándido Moreno presentó las soluciones en equipamiento tecnológico y qué aspectos están resolviendo:

Monitores interactivos: panel multitáctil que facilita el trabajo de forma interactiva. Permite escribir sobre la imagen mostrada en pantalla, realizar anotaciones o utilizar el panel como si se tratase de una pizarra digital. Es ideal para mejorar nuestras formaciones, diseños conceptuales entre equipos, reuniones de brainstorming, añadiendo un componente colaborativo. Permite el registro del contenido en formato digital.

Sistemas de colaboración inalámbrica: nos permite presentar de forma inalámbrica la imagen del PC, móvil, tablet evitando el uso de cables. El dispositivo permite mostrar diferentes imágenes de forma simultánea.

Dispositivo reserva de salas: Dispositivo que nos permite gestionar la ocupación de nuestras salas de reuniones, permitiendo reservar desde nuestro calendario o directamente sobre el panel táctil situado en la entrada de la sala.

El dispositivo muestra un reloj con el estado de ocupación y permite reportar si un dispositivo de la sala no funciona correctamente.

Sistemas de audioconferencia para salas: Sistema manos libres que permite realizar una llamada de audio con una excelente calidad. Su funcionamiento con batería recargable permite su utilización en cualquier sala sin necesidad de conectar cableado. Se conecta mediante Bluetooth o conexión USB a cualquier dispositivo móvil, PC o Mac. Para garantizar una buena comunicación es importante escuchar bien y que también nos escuche con calidad.

Sistemas de Videoconferencia: Los equipos de Videoconferencia hardware son dispositivos dedicados que nos permiten realizar reuniones con una excelente calidad de audio y vídeo. Para que las reuniones sean productivas y naturales es importante que la experiencia de la comunicación sea perfecta.

Para reuniones personales también se pueden utilizar sistemas de videoconferencia profesional software que permiten realizar reuniones desde un móvil , tablet, PC. Mac.

Por otro lado, los servicios Cloud complementan las aplicaciones disponibles, permitiendo realizar streaming, grabaciones de las sesiones o conexiones multipunto.

Digital Signage: Son pantallas que permiten visualizar información con contenido corporativo, información de interés, publicidad digital. El sistema permite gestionar de forma centralizada la información que se muestra en cada pantalla.

Aplicación sistemas de control: Permite la automatización de las salas de reuniones, Auditorios. Mediante un panel táctil o botonera se puede gestionar los diferentes elementos que existan en un espacio, como  monitores, iluminación, Videoconferencia, etc.

Proyectores de tecnología LED /Láser:  Se trata de una nueva gama de proyectores que permite proyectar imágenes en alta calidad, luminosidad y sin mantenimiento.

Pantallas de LED de gran formato:  Los paneles de Led permiten mostrar una imagen de gran formato con una elevada calidad, resolución y luminosidad. Es ideal para

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