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Lee estas sencillas medidas para mejorar la productividad en la oficina y piensa si alguna de ellas podrías proponerlas en tu empresa

TAREAS

• Planifica tus tareas durante el día y la semana. Asigna un tiempo determinado a tareas repetitivas como responder a consultas, atender visitas, etc. Utiliza el final del día para planificar el día siguiente.
• Trabaja priorizando tareas. A primera hora, cuando se posee más energía, las más complicadas, luego, las más sencillas.
• Retomar la tarea reduce el rendimiento. Evita interrumpir a cualquier compañero en cualquier momento sin causa justificada.
• Elimina las tareas que no aportan valor. Cuestiona entre tus tareas cuáles son necesarias y cuáles no -aunque las hagas muy bien.
• Despeja la mesa y muestra tu orden visualmente. Bandejas y post it te ayudarán a controlar el trabajo.
• Anota los temas del día o semana que requieren tu atención y utiliza calendarios electrónicos para mantener a tu equipo informado.
• Coloca la pantalla del ordenador fuera de reflejos que pueda incrementar tu fatiga ocular.
• Consume el material de oficina de forma eficiente como lo harías si fuera tuyo.
• La oficina debe estar dispuesta para facilitar los procesos administrativos y la interactividad de las personas que requieren mayor comunicación entre ellas.
• Elementos comunes como destructora, fotocopiadora y archivadores deben ocupar un lugar estratégico.
• Cuanto mayor número de tareas hagas a la vez, menor será tu productividad.
• En las oficinas del futuro no habrá despachos, ni mesas de trabajo fijas, lo que nos obligará a trabajar sin papeles y saber usar las tecnologías. La distribución de una oficina evitará la actual jerarquía de los organigramas tradicionales.
• Pon el móvil lejos de tu vista mientras realizas las tareas. Sonidos de mensajes, vibraciones y llamadas merman el tiempo de ejecución de las tareas y son enemigos de la concentración.

REUNIONES

• No incluyas a compañeros en reuniones donde no aportan valor.
• Exige puntualidad a los convocados
• No atiendas el teléfono ni el email en las reuniones
• Delega aquellas reuniones en las que la aportación de equipo es relevante.
• Prepara y pide a los demás que preparen cada reunión con información que responda a las cuestiones a tratar. Deben enviar estos requerimientos en el orden del día y la agenda.
• Fija el objetivo y detalle de las cuestiones motivo de la reunión y evita salirte del guión. Temas fáciles al principio y conflictivos en el medio del tiempo planificado.
• Si se inicia un debate que no está en el detalle de la reunión, interviene, cierra el tema y vuelve a las cuestiones objeto de la reunión.
• Evita reuniones de más de 45 minutos. Si es necesario más tiempo planifica pequeños descansos a cada hora
• Antes de iniciar tu exposición, escucha y deja finalizar al resto. Cada opinión o punto de vista de nuestros equipos tienen un motivo detrás.
• Para cerrar la reunión, fija próximos pasos, responsable, fechas comprometidas y reunión de seguimiento de lo acordado. Si no hay seguimiento no hay resultado.
• Deja por escrito después de acabar la reunión, los puntos importantes conclusiones, informaciones, acciones, fechas de finalización, responsables…. De esta manera, no se pierden acuerdos o información que de otra manera habría que retomar de nuevo en la siguiente reunión.
• Gestiona tu agenda teniendo en cuenta el tiempo de preparación de reuniones, los desplazamientos de todos los convocados, cambios de sala, descanso, etc.

USO DEL EMAIL

• No dejes abierto permanentemente el correo electrónico, define unas ventanas horarias para leerlo y responder.
• Reduce los emails que redactas para coordinar cualquier cuestión con un tercero.
• Apóyate en las herramientas de Outlook para optimizar el uso del email.
• No uses el correo de tu empresa para cuestiones personales ni mandes grandes archivos adjuntos que colapsen el email de la otra persona.
• Acostumbre a firmar tus emails con tu nombre, cargo y teléfono de contacto.
• Responde a los asuntos de los emails sin cruzarlo con otras cuestiones no relacionadas con el asunto original, generará errores y confusión.
• Diferencia cuándo se requiere un email y cuándo se debe resolver los asuntos con una conversación.
• Evita abusar del email para comunicarte con quien no te llevas bien
• No pongas en copia al resto de compañeros en todos tus emails “por si acaso”
• El email sirve para enviar/solicitar información, para dejar constancia de acuerdos/compromisos, para gestionar el tiempo y la tarea. No es una herramienta de comunicación.
• El email no es una herramienta para mandar tareas a subordinados.
• La aportación de valor de un directivo es inversamente proporcional al tiempo empleado en el email.
• Los emails cuanto más cortos y concisos, mejor.
• Evita emails donde acabes en la justificación, aporta soluciones, asume tus errores y busca la colaboración y compromiso del resto del equipo.
• Escribe el email, déjalo en borrador, y vuelve a leerlo para asegurarte que aborda los temas adecuadamente.
• Los emails cargados de contenido emocional, únicamente destruyen la comunicación y acaban generando un problema mayor. Si recibes este tipo de email, siéntate con la persona que lo escribe, escucha sus argumentos, busca el punto de encuentro al problema, y redacta una nota posterior con “cero contenido emocional” donde el resto comprendan los puntos acordados y como les afectan.

AUTORES:

• Claudia Legoff, Regional Continuous Improvement Manager Europe & África en Lear Corporation
• Epi Izquierdo, Profesional de Lean
• Roberto Rodriguez, Logistics Manager CAPSA
• Aitor Barinaga, Director Corporativo de Operaciones de Ternua Group
• Jose Manuel Armolea, Planning & Deliveries Manager ITP Externals