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LOS ERRORES MÁS COMUNES EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA EXPORTACIÓN

Dominar la gestión administrativa de los documentos y trámites permitirá cumplir con el servicio esperado por el cliente.

Les detallamos los errores más comunes en la Gestión Documental de la Exportación:

  • No leer la documentación. Manejamos documentos que recibimos, los rellenamos o reenvíamos sin revisar, sin entenderlos, sin preguntar. Si se trata de una documentación solicitada en un Crédito Documentario la cosa se agrava bastante.
  • Poco conocimiento en geografía. Ni siquiera se consulta en un mapa el puerto de entrada o el punto de entrega.
  • En ocasiones se llegan a utilizar modelos de contratos sin saber desde qué punto de vista está redactada esa plantilla.
  • Gestión de embarque con facturas proforma como si fueran facturas comerciales.
  • Ausencia de datos básicos en las facturas como pueda ser el incoterm de venta, la forma de pago…
  • No conocer bien los Incoterms y por tanto cómo afectan al momento en que se transmite el riesgo sobre la mercancía, a las operaciones de carga y estiba, seguro, handling…
  • Conocimientos de Embarque con errores en la descripción del destinatario o de sus mercancías. Es muy importante estén correctos el número de bultos, su peso o volumen. No se envía el contrato o el crédito Documentario al transitario para que lo elabore de acuerdo a lo solicitado.
  • Uso de abreviaturas no convencionales sin conocer su significado y las responsabilidades que se derivan de las mismas.
  • Descripción de las mercancías confusa que impide clasificarlas bajo la partida arancelaria correcta para la declaración en Aduana.
  • No contemplar los impuestos de IVA, retención en el país, impuestos locales, etc…
  • No comprobar antes las barreras no arancelarias como controles, normativas de la industria en destino, composiciones o sustancias prohibidas, etiquetado, empaquetado, etc.,.
  • Si es una operación triangular no diferenciar entre país comprador y país destino de la mercancía. No se sabe a qué país irá finalmente y no es lo mismo declarar el envío comunitario que con destino a la exportación.
  • No solicitar una Pre-shipment Inspection / Certificado de Conformidad cuando pagamos a un proveedor con crédito documentario.
  • No adaptar las plantillas de las garantías a primer requerimiento que nos ofrece nuestro banco a nuestras circunstancias concretas.
  • Se desconocen las coberturas – sobre todo las exclusiones- del seguro contratado y no se tiene en cuenta quien es el beneficiario del mismo. También es grave no determinar en la propia póliza o certificado, el pago del siniestro, si lo hubiere, en el país de destino.
  • No adecuar la cobertura de nuestro seguro de responsabilidad civil por producto a los mercados de destino, algo especialmente grave cuando exportamos a EEUU.

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